Pareto (80-20 rule) #3: Applying pareto for operations & project management

સંચાલન અને પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં પેરેટો (80/20 નિયમ) સિદ્ધાંતનો અસરકારક ઉપયોગ

 (Not available in English)

ડૉ. ગુંજન વાય. ત્રિવેદી

ગત સપ્તાહે, રોકાણના સંચાલનમાં પેરેટો સિદ્ધાંત (80/20 નિયમ)ની ભૂમિકા અંગે ચર્ચા કરી હતી. આ સપ્તાહે, આપણે વ્યવસાયના બે ક્ષેત્ર કવર કરીશું: પ્રોજેક્ટનું સંચાલન અને ચાલુ કામગીરી.

પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ હંમેશા ચાર પરિમાણો વચ્ચે સંતુલન સાધવાનો પ્રયાસ કરે છે. 1)અવકાશ (scope), 2) ગુણવત્તા, 3) ખર્ચ, 4) શેડ્યુલ. પ્રોજેક્ટ્સ અલગ અલગ હોય શકે છે ત્યારે આ ચાર પરિમાણો પ્રોજેક્ટને અસરકારક બનાવવા માટે એકબીજા સાથે કામ કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે પ્રયોજક ઝડપી ગતિએ પ્રોજેક્ટ પૂરો કરવા માંગે છે. એ કેસમાં, ઝડપી પરિણામ હાંસલ કરવા માટે પ્રોજેક્ટ મેનેજર ખર્ચમાં વધારો અથવા તો ગુણવત્તા ઘટાડે છે અથવા તો અવકાશ બદલે છે. પ્રોજેક્ટને લગતા મહત્વપૂર્ણ નિર્ણયો માટે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર તમામ પરિમાણો સાથે ફાયદાને વધારવા માટે પેરેટો સિદ્ધાંતને અપનાવી શકે છે.

• ચાલો ભારતીય બેન્કોને અસર કરતી નોન પરફોર્મિંગ એસેટ્સ (NPA)નું જ ઉદાહરણ લઇએ. RTI મુજબ, ડિફોલ્ટર્સમાંથી 13% (2278માંથી 312) નું કુલ બેડ લોન્સમાં હિસ્સો 76% હતો. એટલે જ, મર્યાદિત સંસાધનો સાથે માત્ર મુખ્ય ડિફોલ્ટર્સ પર ફોકસ કરવાથી બેન્કો બુક્સને જલ્દી ક્લીન કરી શકશે તેમજ 87% ડિફોલ્ટર્સ પર ફોકસ કરવાને બદલે માત્ર ટૂંકા ગાળામાં અર્થપૂર્ણ પરિણામ હાંસલ કરી શકશે. જો આપણે બેન્કો માટે ચોખ્ખી બેલેન્શ શીટ પૂરી પાડવા માંગીએ છીએ તો ડિફોલ્ટર્સનું બેલેન્સ જાણવું પણ પ્રાથમિકતા બની રહે છે. મુખ્ય ડિફોલ્ટર્સ પર ફોકસ કરીને ગુણવત્તા સુધારી શકાય છે.
• જ્યારે હું સિંગાપુરમાં એશિયા ટેક્નોલોજી ગ્રૂપ માટે કામ કરી રહ્યો હતો ત્યારે અમે સમગ્ર એશિયા ખાતેની ઓફિસ અને પ્લાન્ટ્સ માટે પ્રિન્ટર્સનું સંચાલન કર્યું હતું. એ સમયે, ખર્ચમાં ફાયદાના વિશ્લેષણથી જાણવા મળ્યું કે અમે પ્રિન્ટ દીઠ ચાર્જ કરે તેવા સિંગલ પ્રિન્ટ સર્વિસ પૂરી પાડતી કંપનીને પસંદ કરી શકીએ છે અને અમારે પ્રિન્ટરની માલિકીની જરૂર નથી. સમગ્ર યોજનાનો અમલ કરતા સમગ્ર એશિયા ખાતેની 85% ઓફિસમાં ત્રણ કરતાં ઓછા પ્રિન્ટર્સ હતા અને માત્ર 10% ઓફિસમાં 71% જેટલા પ્રિન્ટર્સ હતા. અમે ત્રણ તબક્કાના પ્લાનનો પ્રસ્તાવ કર્યો હતો જેમાં મોટી ઓફિસ માટે એક તબક્કો (આગામી 12 મહિના), બીજો તબક્કામાં (2-3 વર્ષ) મધ્યમ કદની ઓફિસ અને ત્રીજા તબક્કામાં જરૂરિયાત મુજબની યોજના હતી (જ્યાં પ્રિન્ટર કામ કરતું ન હોય અથવા તેને બદલવાનો સમય હોય ત્યારે અમે સેવા પ્રમાણે ચૂકવણી કરવાની યોજના પસંદ કરી હતી). આ ભલામણનું સ્વાગત કરાયું હતું અને અન્ય લોકેશનમાં પણ 80/20ના નિયમ લાગૂ કરવાની ફરજ પડી હતી. પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટના સંદર્ભે અમે 70%થી ઓછા પ્રિન્ટર્સ સુધી ઝડપી પહોંચ્યા હતા અને આ પ્રિન્ટર્સમાંથી બચત ઉભી કરી હતી.

• માર્કેટિંગ માટેની ભૂમિકા દરમિયાન જ્યારે હું અમેરિકામાં હેલ્થકેર સંસ્થાઓનો સંપર્ક સાધવા માટે જવાબદાર હતો, ત્યારે એક ચર્ચા ચાલી રહી હતી કે શું આપણે સ્નેઇલ મેઇલ (પોસ્ટ) દ્વારા ફ્લાયર્સ મોકલવાની (વધુ સમય માંગતી) પદ્ધતિ ચાલુ રાખવી જોઇએ. પેરેટો સિદ્ધાંત લાગૂ કર્યા બાદ જાણવા મળ્યું કે 87% ઇન્ક્વાયરી અમારા સેલ્સ માર્કેટિંગના લોકો દ્વારા કરાતા ઇમેલ અને ફોન કૉલ્સ તેમજ ટ્રેડ શો ને કારણે આવતી હતી. સ્નેલ મેઇલ (પોસ્ટ) મારફતે માત્ર 1% ઇન્ક્વાયરી જ આવતી હતી. ત્યારથી અમે પ્રત્યેક ગ્રાહકો સુધી સ્નેલ મેઇલ મોકલવાનું બંધ કર્યું હતું. જો કે, આ ખ્યાલ સંપૂર્ણપણે સ્નેલ મેલને બંધ કરવાનો ન હતો. અમે માત્ર કેટલાક સંભવિત ગ્રાહકો સુધી જ તેને મોકલ્યા હતા જેઓએ અમારા મેઇલ વાંચ્યા હતા અથવા ટ્રેડ શો ખાતેના બૂથ ખાતે અમારી મુલાકાત કરી હતી. અમે ફ્રીકવન્સી પણ વધારી હતી અને વધુ ઇન્ક્વાયરી પૂરી પાડે તેવી માત્ર 3 પદ્ધતિઓ પર જ ફોકસ કર્યું હતું.

પ્રોજેક્ટ મેનેજર તરીકે, પેરેટો (80/20 નિયમ) ની કેટલીક મર્યાદાઓ સમજવી મહત્વપૂર્ણ છે. પહેલું, તે ભૂતકાળના ડેટાનો ઉપયોગ કરે છે પરંતુ ભવિષ્ય અંગે પ્રકાશિત કરી શકતું નથી. બીજું, જ્યારે કેટલીક નિર્ણાયક વસ્તુઓને સૌથી મહત્વપૂર્ણ લાભોમાં ફાળો આપનાર તરીકે ઓળખવામાં આવે છે, ત્યારે પેરેટોનો ઉપયોગ કરતી વખતે આ નિર્ણાયક વસ્તુઓમાંની અકાર્યક્ષમતાને સમજવાની જરૂર છે. ઉદાહરણ તરીકે, ઉપરોક્ત માર્કેટિંગના ઉદાહરણમાં લીડ જનરેટ કરવામાં ટ્રેડ શો એ ટોચના 3 યોગદાન આપનારી વસ્તુમાંથી એક હતું. જો કે તે સમગ્ર રાજ્યોમાં ટ્રેડ શોની સંભવિત બિનઅસરકારકતા દર્શાવતું નથી (છેલ્લા બે વર્ષમાં કેટલાક રાજ્યોને ટ્રેડ શોમાં કવર કરવામાં આવ્યા નથી, એટલે, જો તેને કવર કરવામાં આવ્યા હોત ટ્રેડ શોનું યોગદાન વધુ મહત્વપૂર્ણ સાબિત થયું હોત) એટલે જ, તમારા કામના પ્રારંભિક તબક્કા દરમિયાન જ હું તમને પેરેટો સિદ્ધાંતનો ઉપયોગ કરવા માટે અનુરોધ કરું છું. તે એક પ્રક્રિયા છે અને અંતિમ ઉદ્દેશ્ય નથી.

આવતા અઠવાડિયે, આપણે કામ-જીવન સંતુલન (work-life balance) અથવા જીવનની પ્રાથમિકતાઓ જેવી મુશ્કેલ માપ પરિસ્થિતિઓમાં પેરેટોના વિચારનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે શીખીશું.  આપણે આ વિચારને એવી પરિસ્થિતિઓમાં લાગુ કરી શકીએ છીએ જેને માપવું ખૂબ જ મુશ્કેલ છે તે પણ શીખીશું.